“We waren al langer bezig met continu verbeteren, in eerste instantie vooral onder de noemer lean”, vertelt Marc. “Bijvoorbeeld: wat voor processen hebben we en doen we dat slim of kan het anders? We deden onder andere waardenstroomanalyses, gingen werken met een dag- en weekstart en introduceerden de Plan-Do-Check-Act-methode. Maar we wilden hier meer zelfstandig in worden. Geen hulp meer hoeven inschakelen van externen, maar echt zelf continu verbeteren. Als team.”

Vooral dat laatste in een belangrijke toevoeging: als team.

Marc: “Ik had in die tijd erg het gevoel dat het allemaal van mij moest komen. Ik was degene die nieuwe ontwikkelingen bedacht en als er een probleem was moest ik ook met de oplossing komen. Totdat iemand mij een spiegel voorhield en ik me ging realiseren: als ik altijd met oplossing kom, vertel hoe we iets moeten doen en een uitgedacht plan aanlever, dan gaat niemand het initiatief némen om met een idee te komen. Daar wilde ik dus ook graag mee aan de slag.”

Zelf aan de slag en samenwerking meetbaar maken
Het doel werd het team van Rensa Moordrecht klaar te stomen om in 2022 (en nog veel meer jaren) zelf aan de slag te gaan met verbeterteams en verschillende verbetertrajecten. Het uitgangspunt: we werken tegelijkertijd aan de harde en de zachte kant van samenwerking. Focussen dus niet alleen op procesverbeteringen, maar ook op onze omgang met elkaar en hoe we samen zorgen voor een fijne werkomgeving die veilig genoeg is, om te zeggen waar we mee zitten en waarin we echt luisteren naar elkaar.

Het mooie is, in de methode die we bij Rensa inzetten, is niet alleen de harde kant van samenwerking, maar ook de zachte kant van samenwerking meetbaar. De 0-meting maakt inzichtelijk waar je als team staat, zodat je samen kan bepalen waar je met elkaar aan wilt werken. Tussentijdse metingen laten de voortgang zien op die specifieke aspecten die je samen kiest. En een 1-meting laat zien welke ontwikkeling je als team hebt doorgemaakt.

Nog meer werk erbij?!?
“Ik wilde er graag mee aan de slag, maar er waren ook bezwaren. Dit traject zou van ons vragen dat we specifiek hiervoor elke twee weken met het team bijeen zouden komen. Op vaste tijden. Dan denken de mensen al snel: ‘Nog meer werk erbij! En ik heb het al zo druk!’. En ik moest er natuurlijk budget voor vrij maken. Maar door goed te onderbouwen wat ons dit op zou leveren, was er veel enthousiasme in het team. En wat betreft die investering: we hebben afgelopen jaar een recordrendement neergezet, dus die investering hebben we nu al dubbel en dwars terugverdiend.”

Rensa startte halverwege vorig jaar met het programma. “We besloten aan de slag te gaan met een kernteam waar medewerkers zich vrijwillig voor op konden geven. Daar kwamen meer aanmeldingen voor dan we plekken hadden, dus het enthousiasme was er zeker. Inmiddels rouleren we plekken, zodat iedereen binnen onze vestiging kan kennismaken met het werken in het kernteam. Het doel is dat iedereen die bij ons werkt continu verbeteren ziet als iets wat echt onderdeel is van je werk en niet iets wat je erbij doet.”

Continu bespreekbaar maken
Elke sessie wordt aandacht besteed aan de harde en de zachte kant van samenwerking. “Het begint altijd met de zachte kant en daarin zijn de metingen van hele grote waarde. Met een 0-meting kan je op basis daarvan keuzes maken: waar liggen voor onze vestiging de verbetermogelijkheden? Communicatie en conflicthantering bijvoorbeeld. Met een kleine meting, elke twee weken vier vragen die elke keer hetzelfde zijn, blijft de aandacht voor je ontwikkeling het hele jaar door aanwezig. Heel concreet was 1 van de ontwikkelstappen voor ons bijvoorbeeld: ”We stappen niet over bezwaren heen maar onderzoeken de mogelijkheden”. De kleine meting zorgt voor de vertaling in het concrete gedrag en het bewustzijn, ermee bezig blijven, het continu bespreekbaar maken; en dat elke week weer. Met de trendlijn uit de kleine meting zie je ook de vooruitgang die je boekt. Ja, die metingen zijn van cruciale waarde, ze laten zien of je op de goede weg bent, of je je inspanningen levert op de juiste plek.”

“Elke sessie gaan daarnaast verschillende kleinere teams aan de slag met concrete verbeteringen. Bijvoorbeeld hoe we op specifieke klantgroepen meer klantwaarde kunnen creëren. En hoe we onze offertes kunnen verbeteren.”

Van kleine stappen naar grote resultaten
“Het belangrijkste van deze aanpak,” vertelt Marc, “is dat we niet alleen kijken naar de verbeteringen in het proces, maar ook naar hoe we met elkaar omgaan. Die combinatie van de harde en de zachte kant spreekt mij enorm aan. Met name het belang van die zachte kant en dat mensen anders gaan werken wordt onderschat, hoor ik om me heen. Terwijl, dat heeft zoveel invloed op het resultaat! En heel belangrijk: we zitten op een vast moment bij elkaar, elke twee weken. Daarmee maak je het onderdeel van je werk in plaats van iets dat erbij komt. En natuurlijk zijn er momenten dat mensen eigenlijk geen tijd hebben, maar we gaan altijd door, dat ritme houden we vast.”

Marc is verrast over de grote stappen die zijn gezet. “De sfeer en samenwerking in de groep zijn zoveel beter geworden. Dat hoop je natuurlijk wel, maar het is fantastisch als dat er ook uitkomt. En waar nieuwe initiatieven voorheen vooral van mij moesten komen, komen er nu hele leuke en goede ideeën uit de groep zelf. Dat had ik een paar jaar geleden echt niet verwacht, maar we hebben het gedurende dit traject voor onze ogen zien veranderen. Het is heel mooi om te zien.”

Over motivatie gesproken… Wat maakt dit nou zou leuk?
“Laatst gingen we weer nieuwe leden werven voor het kernteam, dus ik vroeg aan de groep: wat maakt dit nou zo leuk? Binnen no time had ik 12 voorbeelden op papier: plezier, ervaringen delen, vragen stellen aan elkaar, met nieuwe dingen bezig zijn, de ontwikkeling die je als persoon doormaakt, sparren met collega’s, kleine veranderingen doorvoeren waardoor je veel prettiger werkt, dat je ziet dat je de vragen die je hebt kan stellen aan je collega’s… Dat is toch waar je naar op zoek bent? Daar wordt toch iedereen vrolijk van!”

Het leidinggevende effect
“We hebben nu een sterker team, slimmere processen, blijere klanten en we haalden in 2021 een recordrendement. Ik ben inmiddels steeds meer coach en sparringpartner in plaats van de leidinggevende die vertelt hoe het moet. Dat is voor mij prettiger en voor het team. Ze hebben het meer naar hun zin, zijn meer zelf oplossend en denken meer na over waar ze mee bezig zijn. Ja, we mogen echt heel trots zijn op wat we met elkaar hebben bereikt.”

Voor mij als leidinggevende is het effect vooral RUST.

Ook toe aan rust in de waan van de dag? Groeien als leidinggevende samen met je team? Op weg naar sterkere teams, slimmere processen, blijere klanten en record rendement?
Ben je naar aanleiding van dit verhaal nieuwsgiering geworden naar deze aanpak en de tools die we inzetten om de zachte kant van samenwerking meetbaar te maken? Neem contact met mij op, ik vertel je graag meer: aaike@aaike.nl of 06-14502000