Wellicht herken je dit uit je eigen bedrijf: er ontstaat een idee en een team collega’s gaat daar enthousiast mee aan de slag. Ze hebben er zin in, plannen momenten in voor overleg en gaan vol energie met elkaar brainstormen. Er kómen vervolgens ook mooie plannen.

Maar dan…

De eerstvolgende vergadering kan niet iedereen erbij zijn. Iemand is ziek en er kwam iets urgents tussendoor. De vergadering erna hetzelfde. De energie zakt twee keer zo hard door het putje, als de energie die werd opgebouwd bij de kick-off. Langzaam haken steeds meer mensen af. Jammer, het idee was zo goed, maar het lukt niet meer het echt van de grond te krijgen.

Hoe komt dit? En belangrijker nog: hoe voorkom je dat al die ideeën niet verder komen dan plannen maken? Hoe zorg je dat de goede initiatieven in je bedrijf wél worden afgemaakt en tot concrete resultaten leiden?

De ervaring heeft mij geleerd wat daarvoor nodig is, namelijk:
- ritme en vasthoudendheid,
- echte teamverantwoordelijkheid,
- roze olifanten bespreekbaar maken.

Ritme en vasthoudendheid
Het komt vrijwel nooit voor dat in een team, dat ergens mee aan de slag gaat, gaandeweg niets verandert. Op een bepaald moment is er altijd wel iemand ziek, afwezig, van baan of functie veranderd of afgehaakt. De neiging die dan vaak ontstaat is om te ‘wachten’. Besluiten worden bijvoorbeeld uitgesteld omdat niet iedereen erbij is.

Dat doet wat met de energie van het team. Met de inzet en de betrokkenheid. Op een gegeven moment lukt het niet meer om de voortvarende energie vast te houden en de initiatiefnemer wordt moe van het gevoel de kartrekker te moeten blijven. ‘Als ik de enige ben die er zoveel energie in stopt, dan laat ook maar.’ Of: ‘Laat een ander ook eens wat doen, ik heb het ook druk. Nu is de beurt aan mijn collega.’ Het wordt dan al vlug teveel. Het plannen van tijd in de agenda en zoeken naar een gezamenlijk moment kost al te veel energie. Het ritme zit er nog niet in. Het is nog niet gewoon om op donderdagmiddag 15.00 uur even online of fysiek samen te komen met diegene die er WEL zijn.

Daarom: voortgang blijven boeken is cruciaal. Om tot resultaten te komen, maar zeker ook voor die energie en motivatie. Op vaste momenten bij elkaar komen en hoe dan ook doorgaan dus. En, omdat je daar van tevoren duidelijke teamafspraken over maakt, ook echt door kúnnen en iedereen er verantwoordelijk voor maken om erbij te blijven.

Mijn ervaring: de teamleden voelen dan de urgentie om erbij te zijn. En doordat de vaart erin blijft, creëer je een stabiele groei waaraan het team kan zien wat de tijd die ze investeren concreet oplevert. Als het ritme erin zit, dan wordt verbeteren ‘gewoon’. Ritme geeft een plek in je agenda. En routine geeft rust.

Echte teamverantwoordelijkheid
Een idee of initiatief begint vaak bij één of twee personen. Daarna wordt een team gevormd om dat idee verder uit te werken en tot uitvoering te brengen. Maar als het behalen van de beoogde resultaten niet echt iets is van het héle team, dan is het veel moeilijker om het ritme dat je hebt bedacht, te borgen.

Ik zie dit regelmatig bij bedrijven die lean willen gaan plannen. Zij organiseren dan enthousiast een lean planningsessie. Maar na zo’n ene lean planningsessie ben je er natuurlijk nog niet. Als dat niet wordt geborgd, als er geen ritme achter zit van met het team samenkomen, als het niet iets is van het héle team, dan vallen mensen na enige tijd weer terug in oude patronen. Dan werkt iedereen weer ‘ieder voor zichzelf’. Dan lukt het niet om samen de rug recht te houden en echt te blijven samenwerken als 1 team. Om het nieuwe gedrag vast te houden.

Goede teamafspraken maken dus. Op vaste momenten samenkomen. Samen bepalen welk resultaat je wilt behalen, wat daarvoor nodig is en hoe je dat gaat organiseren. Dán is het echt van de mensen zelf. Dan pakken ze aan wat ze zelf bedacht hebben aan te pakken en krijg je draagvlak en motivatie.

Roze olifanten bespreekbaar maken
In teams worden heel veel dingen níet gezegd. Of ze worden wel gezegd, maar dan niet ín het team, maar achter elkaars rug om. Vaak is dat ook helemaal niet slecht bedoeld, maar meer om elkaar te ontzien. Het is alleen totaal niet effectief.

Iemand van het team krijgt bijvoorbeeld een nieuwe functie. Past diegene met die nieuwe functie dan nog wel bij waar je als team mee bezig bent? De een denkt van wel, de ander niet. Het team heeft er ook begrip voor dat deze persoon er even niet bij kan zijn vanwege de nieuwe inwerkperiode. Ondertussen gaat de vaart er wel uit, praten mensen erover maar niet als team en gebeurt er niks aan. De energie zakt weg.

Voorkom dit door roze olifanten bespreekbaar te maken. Kijk los van de persoon naar de taken en acties. Kijk naar het proces en onderneem daarop als team actie.

Een veelvoorkomende roze olifant is bijvoorbeeld: gebrek aan duidelijkheid in de organisatie en ieders invulling en mening hierover in de wandelgangen. Een collega heeft gehoord van een andere collega dat er een nieuwe machine is aangeschaft. Dat begrijpt die persoon niet ‘want dat is toch helemaal niet nodig’ en vraagt aan de andere persoon zijn mening in deze kwestie. Er wordt geen navraag gedaan en geen duidelijkheid geschept, maar er worden al wel veel meningen en emoties geventileerd. Het helpt het team om ‘onrust’ snel weg te nemen en duidelijkheid te creëren, ook over hoe een organisatiebesluit invloed heeft op het team en het resultaat dat wordt beoogd. Of dat voor het team nu wel of niet gunstig is.

Kortom: hou focus en hou de energie bij het doel dat het team wil bereiken. De kans dat het dan wel lukt om goede initiatieven af te maken en mooie teamresultaten te boeken is vele malen groter. En dat gebeurt dan ook nog eens met veel plezier en trots!

Leuk als je reageert
Herken je de teampatronen die ik beschrijf? Hebben jullie zelf ervaringen met hoe je ze doorbreekt? Benieuwd naar jullie reactie.